Tot een week geleden was skypen voor de meesten van ons iets wat je vooral deed als je op reis was of als opa’s, oma’s en kleinkinderen ver bij elkaar vandaan woonden. Tot de hele wereld op slot ging en iedereen opeens vanuit huis moet gaan werken. Super ongezellig, maar niet onoverkomelijk, want er zijn namelijk genoeg alternatieven om online met je klanten in contact te blijven, om te vergaderen en zelfs om online trainingen te geven. Ik zet er graag een paar voor je op een rij.
Skype
Waarschijnlijk de meest bekende is Skype en met de gratis versie kan je al heel veel. 1-op-1 videogesprekken uiteraard, maar ook groepsgesprekken tot 50 personen zijn mogelijk. Er is een chatfunctie waarin je tijdens het gesprek met elkaar kan chatten, maar ook links of documenten kan sturen. Met scherm delen deel je documenten, presentaties etc. Zijn je gesprekspartners slecht te verstaan? Dan zet je gewoon de live ondertiteling aan. En je kan zelfs een Skype-gesprek of -vergadering opnemen om later terug te luisteren. Geen zorgen: dit kan niet stiekem, iedere gespreksdeelnemer krijgt hier een melding van.
Zoom
In de gratis versie van Zoom kan met tot 100 mensen tegelijk video-vergaderen. Bij een gesprek met drie of meer mensen zit hier wel een tijdslimiet van 40 minuten aan. Maar wil je met grotere groepen vergaderen, dan zijn de maandelijkse kosten van € 13,99 per maand per host ook nog wel te doen. Ook Zoom biedt functies als scherm delen (ook door meerdere deelnemers tegelijk), chat en het opnemen van het gesprek. Ik gebruik Zoom al een tijdje voor verschillende video-overleggen en heb hier goede ervaringen mee. Binnenkort gaan we Zoom ook gebruiken voor de Spoedcursus SEO & schrijven, zolang we die niet live kunnen geven.
Microsoft Teams
In Microsoft Teams kun je niet alleen online vergaderen, er zitten heel veel functionaliteiten in om samen te werken. Zo kun je Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden in realtime bekijken, delen en bewerken. Ook hier een chatfunctie, zowel 1-op-1 als groepschat. En vanaf de groepschat schakel je heel makkelijk over naar videobellen. In de gratis versie kan je online vergaderen met maximaal 250 personen. Leuke functionaliteit in Teams: je kan je achtergrond vervagen als je bijvoorbeeld in een nogal rommelige ruimte zit (zie mijn tip hieronder).
Tips voor een groepsvideoconference
Online met een grotere groep vergaderen vergt wel wat discipline van de deelnemers en de voorzitter. Daarom een paar tips uit eigen ervaring:
- Zorg dat iemand de rol van voorzitter op zich neemt om de vergadering in goede banen te leiden. Dat is online net iets lastiger dan in een live vergadering.
- De voorzitter moet er ook op toezien dat iedereen aan het woord komt en zijn zegje kan doen.
- Laat iemand uitpraten voor je wat zegt. Als er meerderen tegelijk praten, is meestal niemand echt goed te verstaan.
- Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent. Zo voorkom je dat ook geluiden als kuchen, muisklikken of andere achtergrondgeluiden ervoor zorgen dat de spreker slecht te verstaan is. Is even wennen.
- Vergeet niet dat de camera aan staat, ook al zie je jezelf soms niet in beeld, bijvoorbeeld als iemand een presentatie aan het geven is. Zet eventueel even je camera uit.
- Afhankelijk van met wie je vergadert: let een beetje op de achtergrond. Ik werk momenteel thuis in een nogal rommelige kamer, zoals je op de foto kan zien. Met een heerlijk uitzicht op mijn tuin, dus voor mij een prima werkplek. Maar eigenlijk geen gezicht als ik aan het videobellen ben (en als ik zeg ‘let niet op de rommel’, dan doe je dat natuurlijk juist wel). Dus als ik met zakelijke relaties bel, zeker als ik ze nog niet zo goed ken, dan verhuis ik even naar een gezelliger plekje in huis.
- In sommige tools kan je kiezen tussen full screen of gallery view. In het eerste geval zie je degene die praat groot in beeld. Bij gallery view zie je alle deelnemers even groot in beeld en verschijnt er een kader om degene die praat. Zelf vind ik dat wat rustiger kijken dan een steeds verspringend beeld van degene die aan het woord is.
Ik ben benieuwd of jij deze of andere online vergadertools gebruikt. Ik ben benieuwd naar je ervaringen hiermee, dus ik zou het leuk vinden als je die hieronder wilt delen.