Aanbestedingen worden doorgaans uitgeschreven wanneer het om opdrachten met grote bedragen gaat. Overheden zijn zelfs verplicht om Europees aan te besteden vanaf bepaalde drempelwaarden (afhankelijk van het soort opdracht). Inschrijven op een aanbesteding is dan ook niet iets wat je even tussen de bedrijven door doet. Wij hebben inmiddels veel ervaring met het schrijven van aanbestedingen en delen graag een aantal tips om een aanbesteding te winnen.
1. Goede planning
De planning binnen een aanbestedingstraject biedt over het algemeen weinig speelruimte. Een paar minuten te laat de gevraagde documenten inleveren, leidt in de meeste gevallen tot uitsluiting van de inzending. Neem dus de tijd voor het hele aanbestedingstraject, zowel de calculatie als het beantwoorden van de gunningscriteria. En hou er rekening mee dat de techniek je weleens in de steek laat. Begin dus niet vijf minuten voor de deadline met het uploaden van de documenten.
2. Complete inzending
Zorg dat je alle gevraagde informatie en documenten opneemt. Doe je dit niet, dan kan dit ook tot uitsluiting leiden. Beantwoord ook alle vragen en eisen die gesteld worden in de gunningscriteria én in het programma van eisen. Soms moet je zelfs een beetje tussen de regels door lezen om te ontdekken wat de wensen van een opdrachtgever zijn. Denk ook niet ‘Dat weten ze wel’, maar wees zo compleet en uitgebreid mogelijk. Hou je wel aan het voorgeschreven aantal woorden of pagina’s, want alles wat je meer inlevert, wordt niet in de beoordeling meegenomen. Zonde van het werk én getuigt ook niet van nauwkeurigheid.
3. Voorbereiding
Lees de aanbestedingsdocumenten heel zorgvuldig door, zodat je precies weet wat er gevraagd wordt. Leef je in in de opdrachtgever en bedenk wat hij nodig heeft. Als er vooraf een schouw is of een mogelijkheid tot het stellen van vragen, maak daar gebruik van. Zo krijg je indruk van de opdrachtgever, de mensen die er werken, de wensen en behoeften, waar staat een organisatie voor, waar lopen ze tegenaan, hoe is de ervaring met de huidige dienstverlener of leverancier, etc. Hoe meer je in de huid van de opdrachtgever kan kruipen, hoe beter jij kan aangeven dat jij de beste voor de opdracht bent.
4. Maak het verschil
Ga bij het beantwoorden van de vragen altijd uit van de opdrachtgever. Wat heeft hij nodig, tegen welke problemen loopt hij aan, waar kan je hem in ontzorgen? En hoe maakt jouw organisatie hierin het verschil? Waarom moet voor jou gekozen worden? Wat onderscheidt jou van je concurrenten? Wees hierbij zo concreet mogelijk. Zeg niet dat jij de beste voor deze opdracht bent, maar laat het zien. Niet in algemene bewoordingen, maar vertel concreet hoe jij dit probleem voor deze opdrachtgever gaat oplossen. Schrijf actief. Niet ‘we kunnen’ of ‘we zouden’, maar ‘we doen’.
Schrijf ook persoonlijk. Niet ‘voor onze opdrachtgevers’, maar ‘voor u als opdrachtgever’. Laat af en toe de naam van de opdrachtgever vallen en beschrijf specifieke situaties die voor hem van belang zijn.
Testje: als je jouw tekst ongewijzigd naar elke willekeurige potentiële klant zou kunnen sturen, dan is de tekst niet concreet genoeg en moet je hem veel meer toespitsen op de specifieke situatie van de opdrachtgever waar je voor schrijft.
5. SMART
Je teksten moeten uiteraard foutloos en goed leesbaar zijn, maar houdt bij het schrijven ook het SMART-principe in gedachten. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanvaardbaar, Realistisch, Tijdgebonden. Wees specifiek in de oplossingen die je biedt. Wat ga jij voor deze opdrachtgever betekenen en waarom ben jij daar beter in dan je concurrent. Hoe ga je dat meten en borgen? Is de geboden oplossing acceptabel voor zowel jouw organisatie als de opdrachtgever, maar ook voor bijvoorbeeld de (uitvoerende) medewerkers? Is het realistisch binnen de gestelde tijd? Hier kan je bijvoorbeeld voorbeelden van andere opdrachtgevers met vergelijkbare opdrachten geven. En tijdgebonden: binnen welke tijd moet iets gerealiseerd worden.
6. Denk mee en denk verder
Laat door de hele aanbesteding zien dat je met je klant meedenkt. Dat je weet wat er bij hem speelt en dat jij de oplossing biedt. En kijk ook of je méér kan bieden dan in de aanbesteding gevraagd wordt. Waar kan jij voor je klant bijvoorbeeld voor meer efficiëntie zorgen of kosten besparen? Welke dienstverlening biedt jij al standaard, terwijl daar in de aanbesteding niet om gevraagd werd? Door meer te bieden dan gevraagd wordt, kan je vaak echt het verschil maken en meer punten scoren.
Meer tips van De CommunicatieHelpdesk ontvangen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.
