Ondernemen is hartstikke leuk, maar het kost ook een hoop tijd. En die tijd gaat lang niet altijd zitten in de dingen die je echt leuk vind of waar je het verschil mee maakt. Daarom zoek ik voor al dat tijdrovende werk het liefst tools die het werk makkelijker en efficiënter maken. En deze tools deel ik graag met jou, zodat jij ook tijd kunt besparen op die saaie klussen en meer tijd overhoudt voor je core business. De meeste zijn gratis. Van sommige gebruik ik een betaalde versie en zal ik je ook vertellen wat daar de voordelen van zijn.
Als ik nieuwe fijne tools ontdek, voeg ik ze uiteraard toe aan deze lijst.
Hieronder vind je een overzicht van mijn favoriete tools. Wil je ze altijd binnen handbereik hebben, download dan de pdf.
1. To-do-lijstjes, ideeën, inspiratie verzamelen: Evernote
In Evernote maak ik mijn to-do-lijst voor de dag, maar noteer ik ook mijn plannen voor de langere termijn. Ik verzamel hier ideeën, inspiratie, recepten, boeken die ik nog wil lezen, podcasts die ik nog wil luisteren, etc. Alles overzichtelijk geordend in zogenaamde notitieboeken.
2. Webpagina’s bewaren: Evernote Web Clipper
Je leest iets op een website wat je wilt bewaren of later nog eens teruglezen. Met Evernote Web Clipper maak je er een knipsel van wat je eenvoudig in Evernote opslaat.
3. Lijstjes: Google Keep
Ik gebruik Google Keep voor boodschappenlijstjes, paklijsten, verlanglijstjes, etc. De reden dat ik hiervoor niet Evernote gebruik, is omdat je in Google Keep punten van je lijst kunt afvinken. Die verdwijnen dan van je lijst, maar kunnen ook eenvoudig weer teruggezet worden (zoals boodschappen die je elke week nodig hebt of een paklijst die je elke keer weer opnieuw wilt gebruiken)
4. Alles wat je niet wilt vergeten: Braintoss
Al die to-do’s, gedachten, inspiratie, dingen die je niet mag vergeten, je brein is helemaal niet bedoeld om alles maar op te slaan. Met Braintoss stuur je al tekstberichten, foto’s of audio met een druk op de knop van je telefoon naar je mailbox.
5. Tijd schrijven: Toggl Timer
Superhandige tool om tijd te schrijven. Je wisselt met één klik eenvoudig tussen verschillende projecten en klanten (bijvoorbeeld wanneer een klant belt). En je krijgt elke week een overzicht van gewerkte uren per project/klant.
6. Wachtwoorden veilig opslaan: Lastpass
De naam van je hond of je kind is al lang geen veilig wachtwoord meer. En we weten ook dat je niet voor elke website hetzelfde wachtwoord moet gebruiken. Maar hoe onthou je dan al die wachtwoorden? Met Lastpass sla je moeilijk te kraken wachtwoorden op en hoef je slechts 1 hoofdwachtwoord te onthouden. Synchroniseert ook met je andere devices, dus op je iPhone worden wachtwoorden zelfs ingevuld met alleen je vingerafdruk.
Ik heb de betaalde versie van Lastpass, omdat ik daarmee ook wachtwoorden met mijn VA kan delen, zonder dat zij de wachtwoorden te zien krijgt. Een stuk veiliger dan ze via de mail te versturen.
Er is ook een Familie-versie van Lastpass om voor het hele gezin wachtwoorden op te slaan.
7. E-mailmarkting: ActiveCampaign
Ik heb een heel aantal verschillende programma’s voor nieuwsbrieven gebruikt, maar ActiveCampaign is by far mijn favoriet. Eenvoudig mails maken en aanpassen met drag-and-drop, lijsten, formulieren en automatiseringen maken, het is allemaal super simpel. ActiveCampaign heeft geen gratis versie, maar vanaf $ 9,- per maand is dit eigenlijk geen geld voor het gemak dat het oplevert.
8. Beeldmateriaal maken: Canva
Vooral als je geen grafisch wonder bent zoals ik, is Canva ideaal voor het maken van beeldmateriaal bij je socials, het ontwerpen van uitnodigingen, posters, flyers, presentaties, etc. Met heel veel voorbeelden en templates. En veel gratis foto’s die vaak net even leuker zijn dan via Google. Ik ben de betaalde Pro-versie om drie redenen: heel veel meer gratis beeldmateriaal, je kan het formaat van een ontwerp aanpassen, folders om je ontwerpen overzichtelijk te ordenen.
9. Inplannen social berichten: Hootsuite
Om regelmatig zichtbaar te zijn op social media, kan je het beste je berichten vooruit inplannen. Op Facebook kan dat met de planningstool van Facebook zelf. Voor andere social media zoals Instagram en LinkedIn gebruik ik Hootsuite. Met de gratis versie kan je drie social profielen toevoegen. De betaalde abonnementen zijn gelijk wel vrij duur.
Andere opties zijn Later (voor Instagram, Twitter, Facebook en Pinterest) en Buffer.
10. Alle emoji’s verzameld: Emojipedia
Elke emoji die je kan verzinnen, vind je op Emojipedia. Zoek op een thema en je zal versteld staan hoeveel emoji’s daarbij te vinden zijn. En als je de emoji vanaf deze pagina kopieert, wordt die op elk platform juist weergegeven.
11. Andere lettertypes op social media: Yaytext
Social-media-platformen zijn nogal een eenheidsworst qua mogelijkheden voor vormgeving. Dus hoe val je op met je berichten? Op Yaytext vind je tientallen fonts waarmee je posts eruit springen.
12. Shoppen: Bol.com
Ik hou echt van shoppen: kledingwinkels afstruinen of een rondje over de markt op zaterdag. Maar ‘saaie’ dingen zoals electronica, kantoorartikelen, of lastminute cadeautjes bestel ik vaak bij Bol.com. Vandaag besteld, morgen in huis, zonder dat je ook maar de deur uit hoeft. De grootste timesaver van dit lijstje, denk ik.
13. Webinars geven: WebinarGeek
Een mooie manier om (potentiële) klanten kennis met je te laten maken is het geven van webinars. WebinarGeek is niet duur en is heel eenvoudig in het gebruik.
14. Whatsapp op desktop: Whatsapp Web
Je Whatsapp-berichten op je desktop en met tien vingers berichten typen
15. PDF’s converteren: Small PDF
Van een PDF een JPEG maken, van PDF naar Powerpoint, van Excel naar PDF. Voor elk bestand dat je van of naar een PDF wil converteren gebruik ik Small PDF.
16. Screenshots: Jing
Maak screenshots precies op maat met Jing (en niet eerst je hele scherm zoals met printscreen). Die kan je vervolgens opslaan of kopiëren en direct gebruiken.