Het schrijven van een goede aanbestedingstekst is om meerdere redenen niet iets wat je ‘even’ tussen de bedrijven door doet. Het is meer dan een verkoopgesprek op papier. Doe je je huiswerk goed, te beginnen met het bepalen of de opdracht bij jouw bedrijf past én of je voldoet aan de gunningscriteria, dan kan het veel opleveren.
Nog even een stap terug, want wat is nu eigenlijk het doel van aanbesteden? Het doel van het aanbestedingsbeleid is tweeledig: zowel om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen door de markt zijn werk te laten doen (concurrentiewerking), als om alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te geven de opdracht te krijgen.
Hoe maak je het verschil?
Dan nu de hamvraag, want hoe maak je met de tekst het verschil waardoor jouw bedrijf uiteindelijk de opdracht wordt gegund? Hierbij de eerste vijf stappen om je op weg te helpen:
Tip 1: Lezen, lezen en nog een keer lezen. Lees de aanbestedingsdocumenten heel zorgvuldig door, zodat je precies weet wat er gevraagd wordt en je daar je antwoord op kunt voorbereiden.
Tip 2: Stel vragen om de eisen en wensen van de opdrachtgever zo helder mogelijk te krijgen en in het voordeel van jouw bedrijf te laten werken. In het aanbestedingsproces zijn er vast omschreven momenten voor het stellen van vragen. Via een Nota van Inlichten worden de antwoorden met alle inschrijvers gedeeld.
Tip 3: Zorg voor prettig leesbare teksten, met bullets, witregels. Vermijd ellenlange zinnen. De uitwerking van vragen is vaak gebonden aan bijvoorbeeld een maximaal aantal woorden, aantal pagina’s of lay-outvoorschriften. Dit gaat vaak ten koste van de leesbaarheid van de tekst en dat is nou juist zo belangrijk, omdat je met goede teksten echt het verschil kan maken ten opzichte van je concurrenten.
Tip 4: de tekst moet niet alleen foutloos en goed leesbaar zijn, ook het SMART-formuleren is van groot belang. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Wanneer in de aanbesteding specifiek om het SMART-principe gevraagd wordt, schrijf dan de letters uit en vertel per onderdeel hoe dit in de uitvoering van de opdracht past
Tip 5: Het schrijven van een goede aanbesteding is een kwestie van teamwerk. Of je het nu uitbesteedt of het intern doet, alle benodigde kennis moet worden verzameld zodat de USP’s (unique selling points) van jouw onderneming het beste worden verwoord.
Onderschat het schrijven van een goede, wervende en overtuigende aanbestedingstekst niet. Neem er ruim de tijd voor en als je hulp nodig hebt, dan bel je natuurlijk gewoon Hettinga Projecten.
Wil je onze tips voortaan in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief.
